Documentos de envío de salida

Cuando se crea un movimiento de salida en OpenBoxes, se generan automáticamente algunos documentos. Estos documentos pueden ser recursos útiles para comunicarse con los destinatarios, encontrar artículos en el inventario y hacer un seguimiento de los artículos solicitados. Los documentos se generan cuando se inicia el proceso de envío de salida en OpenBoxes, incluso antes de que se envíe el envío. El contenido de los documentos también se actualiza automáticamente con cualquier cambio realizado en el envío.

También podemos subir los documentos relacionados con el envío de salida. De esta manera tenemos los documentos importantes relacionados con el envío disponibles en OpenBoxes para que los usuarios puedan verlos y descargarlos. La carga de documentos se discute al final de este documento.

Cada organización puede generar documentos personalizados. Las instrucciones para hacerlo se publicarán en breve.

Podemos acceder a los documentos de envío de salida de dos maneras:

Introduzca el código del envío en la barra de búsqueda global > En la página de detalles del envío, haga clic en la pestaña Documentos.
Pase el ratón por encima de la pestaña Salida en el barra de navegación superior > Haga clic en Movimientos de la lista de salida > Buscar el envío deseado y hacer clic en el hipervínculo Envío > En el Página de detalles del envío, Haga clic en el Ficha Documentos.

Todos los documentos pueden descargarse en el ordenador haciendo clic en el botón de descarga de la columna de la derecha.

Documentos de envío de salida

A continuación se muestran los documentos creados automáticamente para los envíos de salida:

Artículos de movimiento de existencias de exportación. Este es un archivo CSV que contiene información sobre los productos solicitados para su envío. Este archivo rellena la información del código de producto, el nombre del producto, la cantidad y el ID del destinatario.
Imprimir lista de selección. Una vez que se ha confirmado la cantidad de artículos solicitados en el proceso de envío de salida en cajas abiertas y estamos leyendo para empezar a embalar los artículos, los compañeros de almacén pueden imprimir este documento para encontrar los artículos en el almacén.

Este documento consta de información general y de la ubicación de los artículos. La lista también agrupa los artículos en función de las categorías de manipulación, como cadena de frío, material peligroso y mercancías generales. Los artículos que se cancelan por cualquier motivo también se agrupan por separado.

Muestra la información sobre:
1. Solicitado: La cantidad que vamos a cumplir.
2. Número de serie/lote: El número de lote de los artículos a seleccionar para ser enviados. Puede haber más de un número de lote para un mismo artículo solicitado. OpenBoxes extrae información de diferentes números de lote del inventario disponible para cumplir con la cantidad solicitada.
3. Fecha de caducidad: La fecha de caducidad de los números de lote que se enviarán.
4. Ubicación del contenedor (si se utiliza): La ubicación de la papelera para los números de lote.
5. Recogida sugerida: La cantidad de artículos a recoger de cada lote y números de ubicación.
Nota de entrega. Se trata de un documento ideal para utilizar como herramienta de comunicación con la parte receptora. Este documento puede enviarse con el envío y muestra las discrepancias entre el envío enviado y la solicitud original, incluyendo cualquier comentario sobre el motivo de las discrepancias. Esto ahorra tiempo y confusión.
Por ejemplo, si un determinado artículo solicitado fue sustituido por otro, esto puede verse en el albarán junto con el código de la razón, como se ve en la captura de pantalla siguiente:Otro ejemplo de un caso en el que un albarán podría ser útil es si no pudiéramos satisfacer completamente un pedido debido a la escasez de existencias o si canceláramos un pedido por cualquier motivo.
Lista de empaque. Una lista de empaque acompaña al envío real o a las cajas físicas y se utiliza para informar a las empresas de transporte sobre lo que están transportando. Además del transporte, también permite al destinatario encontrar rápidamente el artículo que busca y dónde se encuentra (qué caja o qué palé). La lista de empaque consiste en el origen, el destino, el tipo de envío, el número de envío, la fecha de envío prevista, la fecha de envío real, la fecha de entrega real y cualquier comentario.

La lista de empaque automatizada generada por OpenBoxes también consiste en la siguiente información sobre los productos:
1. Pack Nivel 1
2. Pack Nivel 2
3. Código del producto
4. Nombre del producto
5. Código del proveedor
6. Fabricante
7. Código del fabricante
8. Número de lote
9. Fecha de caducidad
10. Cantidad
Lista de empaquetado de exportación (.xls). La Packing List mencionada anteriormente está pensada para la impresión, mientras que la Export Packing List es sólo una tabla de datos, pensada para la importación/exportación o el análisis de datos.
Certificado de donación. Este documento muestra el valor total de un envío, formateado para su impresión. El formato de Excel también permite a los usuarios hacer cambios. Fue diseñado para ciertos usuarios que necesitaban presentar la documentación de cada distribución a un centro de salud, ya que el gobierno lo registra como una donación.

Cargar documentos

Para cargar documentos en OpenBoxes relacionados con un envío de salida, vaya a la página de envíos.
En la página de Envíos, hay una opción para "Cargar documentos". Haga clic en el botón.
Ahora, podemos añadir documentos al envío. Introduzca la información de los siguientes campos:
1. Nombre: Introduzca un nombre que describa mejor el documento.
2. Tipo de documento: Seleccione un tipo de documento entre las opciones del desplegable. Hay una opción "Otros" si el documento no coincide con las opciones del desplegable. Si en cambio queremos adjuntar un enlace, no es necesario seleccionar un tipo de documento.
3. Archivo: Seleccione el archivo de su ordenador para subirlo. Si subimos un archivo, este se mostrará en la pestaña Documentos.
4. URL: Si queremos adjuntar un enlace en lugar de un documento, podemos introducir el enlace aquí. Este se mostrará en la pestaña de Documentos en la sección de Enlaces. Se crea un hipervínculo con el enlace proporcionado en el que los usuarios pueden hacer clic.