Crear una orden de compra

Para crear una orden de compra, debe estar en una ubicación que tenga habilitada la función de compras. Si no puede ver el menú de compras, pida a su administrador que habilite las compras en su ubicación.

Para los almacenes u oficinas que realizan pedidos de compra a múltiples ubicaciones (por ejemplo, una oficina central que adquiere existencias para entregarlas a todas sus filiales), se puede habilitar una configuración de "compras centrales" para permitir al usuario ver y crear pedidos destinados a múltiples ubicaciones. En las instrucciones siguientes se observa cómo el proceso es diferente para las ubicaciones de compras centrales.

Permisos

En un lugar determinado, los gerentes, administradores y superusuarios tienen la capacidad de crear órdenes de compra. Sin embargo, sólo los usuarios con permiso de aprobación de pedidos pueden colocar o editar pedidos de compra. Si no puede realizar los pasos indicados a continuación, o no puede ver la información de precios en los pedidos, pida a su administrador que compruebe sus permisos.

Crear un pedido

Ir a compras > crear orden de compra

Esto le llevará a la página de la cabecera del pedido:

Rellene los campos siguiendo las siguientes instrucciones

1. Número de pedido: dejar en blanco para que se genere automáticamente
2. Descripción (obligatoria): Introduzca una breve descripción del pedido
3. Origen (obligatorio): Seleccione el proveedor en el menú desplegable. Si el proveedor no está disponible, su administrador puede añadir una ubicación de proveedor utilizando estas instrucciones.
4. Destino (obligatorio): En una ubicación de compra normal, su destino se establecerá en el depósito en el que se encuentra actualmente. Si desea enviar la mercancía a otra ubicación, vaya a ese depósito antes de crear el pedido. En las ubicaciones de compras centrales, podrá seleccionar cualquier destino que pueda recibir stock.
5. Organización de compras (obligatorio): Es la oficina que emite la orden de compra - la oficina que pagará la factura. Se ajustará automáticamente a la organización paraguas de la ubicación donde se crea la orden de compra.
6. Ordenado por (obligatorio): Esto se autocompletará con su nombre. Puede actualizarlo si es necesario.
7. Ordenado el (requerido): Esto se autocompletará con la fecha de creación del pedido. Puede actualizarlo si es necesario.
8. Forma de pago: Seleccione un método de pago en el desplegable. Su administrador puede añadir nuevos métodos de pago siguiendo estas instrucciones.
9. Condiciones de pago: Seleccione un plazo de pago en el desplegable. Su administrador puede añadir nuevas formas de pago siguiendo estas instrucciones.
10. Moneda: La moneda se autocompletará con la moneda por defecto establecida para el sistema. Seleccione en el menú desplegable para cambiar a otra moneda. Si la moneda que necesita no está disponible, su administrador puede añadirla siguiendo estas instrucciones

Al pulsar siguiente se creará la orden de compra

Añadir artículos a un pedido

La siguiente página le permite añadir líneas de artículos y no artículos a un pedido. Esta sección se centrará en las líneas de artículos - pase a la sección de ajustes de pedidos para las líneas que no son de artículos.

Para añadir un artículo a un pedido, rellene cada uno de los campos de la pestaña de edición de partidas, y pulse guardar para añadir el artículo. Vea a continuación las instrucciones detalladas para cada campo:

1. Product (required): use the product search to find and select a product to add to the purchase order. You can search by code or name.

   During search, you can also see the unit of measure for the product at the end of the product name - which tells you the measure the product is distributed by the depots in. For example, in the screenshot below, the product Hemoclip is distributed as a cartridge of 6 clips.

   

2. Código fuente: Una vez que haya seleccionado un producto, podrá seleccionar un código de origen. El código de origen representa una combinación particular de código de proveedor, fabricante y código de fabricante. Si ha pedido previamente este artículo, o ha introducido información de cotización, el desplegable de código de origen mostrará todas las combinaciones anteriores de números de proveedor/fabricante para este producto y ubicación. Puede seleccionar una de las fuentes preexistentes para autocompletar los demás campos. Si no selecciona un código de origen, el código del proveedor, el fabricante y los códigos del fabricante permanecerán en blanco. Si quiere añadir una combinación de códigos que no existe, puede hacer clic en "crear nuevo" en el desplegable e introducir la información en el modal. Al guardar, se creará una fuente y la información introducida se añadirá al pedido.

3. Quantity (required): Enter the quantity ordered into this field. Remember this is the quantity per unit of measure, which is the next field. If you put "each" in unit of measure, then it is the number of eaches. If you put "Box/20", it is the number of boxes of 20

4. Unidad de medida (obligatorio): La unidad de medida es en realidad dos campos - un paquete y un número de artículos por paquete. Para el paquete, puede seleccionar de una lista establecida - caja, estuche, botella, blíster, paquete - y luego poner el número de unidades por paquete. Por ejemplo, para una caja de 20, seleccione "Caja", y luego escriba 20 en el campo de la derecha. Si selecciona "cada" se autocompletará 1 como las unidades por paquete.

5. Coste (obligatorio): Introduzca el coste por unidad de medida. Por ejemplo, si su unidad de medida es una caja de 20, el coste introducido debe ser el coste por caja de 20

6. Coste total: Se calculará automáticamente como cantidad * coste unitario

7. Destinatario: Si hay una persona o departamento en particular que va a recibir este artículo, seleccione su nombre en el desplegable.

8. Fecha estimada de entrega: Introduzca la fecha en la que se espera que los artículos estén listos para ser enviados. Puede dejarse en blanco

9. Código de presupuesto (obligatorio si es visible): Sólo aparecerá si su administrador ha habilitado la codificación presupuestaria. Si aparece, es necesario rellenarlo, Seleccione el código presupuestario al que se imputará esta partida.

Para cada línea de la orden de compra, pulse Guardar para añadir la línea completada a la orden de compra. A continuación, puede pasar a la siguiente línea

Añadir gastos no relacionados con el artículo a un pedido

Si tiene que añadir cargos no relacionados con el artículo a un pedido, como el envío, las tasas o los impuestos, haga clic en la segunda pestaña, llamada "ajustes del pedido":

Rellene los campos visibles en esta pestaña de acuerdo con las siguientes instrucciones, y luego pulse guardar. Tenga en cuenta que en este momento no hay importación de ajustes de pedidos, por lo que cualquier línea que no sea de artículos tendrá que ser introducida una por una.

1. Tipo (obligatorio): Seleccione el tipo de ajuste del pedido en el desplegable. Si no ve un tipo que se ajuste a sus necesidades, pida a su administrador que lo añada
2. Artículo del pedido: Si el ajuste está asociado a un artículo del pedido (por ejemplo, un descuento en un artículo concreto), puede seleccionar el artículo en el menú desplegable. Déjelo en blanco si el cargo no está asociado a un artículo específico
3. Descripción (obligatoria): describa el cargo
4. Porcentaje/importe (uno obligatorio): Puede rellenar un importe para el cargo, o un porcentaje. Si rellena una cantidad, entonces esa cantidad se añadirá al pedido. Si rellena un porcentaje, OpenBoxes calculará la cantidad a añadir al pedido en función del porcentaje que haya introducido
5. Comentarios: introduzca cualquier comentario adicional si es necesario
6. Código de presupuesto(obligatorio si es visible): Sólo aparecerá si su administrador ha habilitado la codificación del presupuesto. Si aparece, es necesario rellenarlo. Seleccione el código presupuestario al que se imputará esta partida.

Para cada ajuste de pedido, pulse guardar para añadir la línea completada al pedido.

Editar las líneas del pedido antes de realizarlo

Si necesita editar un elemento de la orden o un ajuste de la orden después de añadirlo, puede hacerlo pulsando editar en el menú de acciones:

Esto hará que aparezca un modal con toda la información de esa línea de pedido.

Puede cambiar cualquier información en este modal excepto el producto. Si necesita cambiar el producto, puede eliminar la línea utilizando el botón de eliminación del menú desplegable. A continuación, puede añadir una nueva línea con el producto correcto.

Realizar e imprimir el pedido

Una vez que su pedido esté listo, pulse "Realizar pedido" para finalizar la compra. Tenga en cuenta que sólo los usuarios con permisos de aprobación pueden presentar pedidos - esto evita que los usuarios que no tienen autorización financiera realicen pedidos. El administrador del sistema puede añadir o eliminar los permisos de aprobación.

Después de realizar el pedido, se le permitirá imprimir el pedido. Al pulsar el botón de imprimir el pedido, se generará un PDF del pedido que puede guardarse y enviarse al proveedor. Los pedidos no pueden imprimirse hasta que se haya realizado el pedido para evitar que se envíen pedidos sin las aprobaciones adecuadas.