Enviar una orden de compra

Cuando los artículos de un pedido están listos para ser enviados, los usuarios pueden añadirlos a un envío que puede ser rastreado y recibido en un depósito. Este proceso debe diseñarse a partir de la recepción de una lista de empaque o de la información de envío, pero también puede hacerse al recibir la mercancía si no se avisa con antelación.

Hay dos maneras de crear un envío desde un pedido:

Vaya al menú de compras>envío desde el pedido. Elija esta opción si desea combinar varios pedidos en un solo envío
Vaya a la página de visualización de la orden de compra que desea enviar y pulse el botón "Enviar orden de compra". Esto es más eficiente si usted está enviando desde un solo PO, porque llena algunos datos para usted automáticamente.

Si elige la primera opción, accederá a una página en la que podrá introducir la información de la cabecera del envío:

Introduzca una descripción del envío y un proveedor de origen (el destino se autocompletará con su ubicación), y pulse siguiente. Tenga en cuenta que si crea el envío desde el pedido, se saltará esta página porque la descripción, el origen y el destino se rellenarán automáticamente desde el pedido.

La siguiente página le permite elegir los artículos de la orden de compra a enviar. Si ha accedido a esta página desde la página de vista de la orden de compra, se autocompletarán todas las líneas restantes de la orden de compra. Si ha accedido desde el menú, estará en blanco al principio.

Para añadir líneas al envío, haga clic en el botón "Añadir líneas" en la parte superior derecha. Esto abrirá un modal que muestra todas las líneas abiertas en todos los pedidos con su proveedor y destino.

Puede utilizar las casillas de la parte superior del modal para filtrar por orden de compra y por producto. Para añadir artículos al envío, introduzca la cantidad que desea añadir en "Cantidad a enviar", o marque la casilla situada en el extremo izquierdo de la línea para añadir toda la cantidad disponible. Una vez que haya seleccionado todas sus líneas, pulse "añadir artículos al envío".

Esto le devolverá a la página de edición, con todos sus artículos ahora añadidos al envío. Puede añadir más artículos a través de ese modal en cualquier momento, o puede eliminar artículos utilizando el botón de eliminar. Ahora que tiene sus artículos en el envío, puede añadir información sobre el lote, la caducidad y el embalaje. También puede dejar estos campos en blanco si no tiene información de embalaje o de seguimiento del lote para el envío. Si tiene una línea que tiene dos números de lote o contenedores diferentes, utilice el botón de línea dividida. Esto añadirá una línea idéntica debajo de la primera sin cantidad. Puede ajustar la cantidad a dividir entre las dos líneas, y rellenar la información de lote y embalaje por línea. Hay una validación para asegurarse de que cada vez que se divide una línea, la cantidad total enviada sigue siendo la misma.

For product name that are too long to fit in the product column, you can hover over the name to display a tooltip with the entire product name.

Una vez que esté satisfecho con la lista de empaque, presione siguiente para ir a la página final del flujo de trabajo:

En esta página, puede revisar su trabajo y añadir un tipo de envío, información de seguimiento y comentarios. También puede cargar documentos o descargar cualquiera de las plantillas de envío disponibles. Una vez que esté satisfecho de que el envío está completo, pulse enviar. Esto actualizará el estado del envío y le redirigirá a la página de visualización del envío:

Enviar desde un pedido utilizando una importación de Excel

Ir al menú de compras>envío desde el pedido

2. Esto hace que aparezca la primera página del flujo de trabajo de envío. Introduzca la descripción y el proveedor y pulse siguiente

3. El siguiente paso es la página de la lista de empaquetado. Para empezar, estará vacía.

4. Si ya tiene una plantilla de importación completa, puede ir directamente al paso 6. El paso 5 le mostrará cómo armar una plantilla.

5. Pulse el botón "Descargar". Verá dos opciones "plantilla de importación en blanco" y "elementos de pedido disponibles"

a. "Plantilla de importación en blanco" descargará una plantilla en blanco que podrá rellenar a mano. Los campos con una estrella son obligatorios. La identificación del artículo de la orden no es necesaria A MENOS QUE el código del producto aparezca dos veces en la orden de compra. Si PO0001 tiene dos líneas para AB12, necesita añadir el ID del artículo de la orden para mostrar de qué línea está enviando. Mire la opción b para ver cómo obtener el identificador de artículo de la orden

b. "Artículos de pedido disponibles" descarga una plantilla que se rellena previamente con todas las líneas de pedido que están disponibles para ser enviadas desde ese proveedor. Esta es la mejor opción si no quiere introducir a mano una larga lista de artículos. Como todos los datos del pedido están en la plantilla, sólo tiene que añadir la información del lote, la caducidad y el embalaje cuando sea pertinente, actualizar la cantidad si lo desea y eliminar las líneas que no quiera añadir al envío.

6. Una vez que haya elegido una plantilla y la haya editado para reflejar los elementos, guarde su versión final como archivo .csv (la descarga ya estará en ese tipo de archivo). A continuación, pulse "Importar plantilla", elija su archivo y pulse OK.

7. Ahora debería ver todos los elementos de su hoja de cálculo actualizados en la página. Si tienes problemas, aquí tienes algunos errores de validación comunes que puedes recibir y cómo solucionarlos:

a. La fecha de caducidad no es válida: si ha introducido una fecha con un formato o forma incorrecta en el pasado, obtendrá un error que le pedirá que la actualice. Por favor, utilice la fecha corta de estilo americano (MM/DD/AAAA) como formato de fecha para evitar problemas

b. Cantidad a enviar mayor que la disponible: Esto significa que usted está tratando de enviar más de lo que realmente está en el PO. El error le indicará qué línea está causando el problema: compruebe el pedido para ver qué cantidad está disponible y actualice la plantilla.

8. Ahora puede revisar los elementos de su envío y hacer las modificaciones que necesite. Una vez que esté satisfecho con la lista de empaque, presione siguiente para ir a la página final del flujo de trabajo:

A partir de aquí, el depósito puede seguir el proceso de recepción con normalidad.