Editar una orden de compra

Si una orden de compra aún no se ha realizado, cualquier persona con permisos de administrador puede abrir y editar la orden de compra. Una vez que el pedido se ha realizado, sólo los usuarios con permisos de aprobación pueden realizar ediciones. Esto está diseñado para evitar que los usuarios realicen cambios para los que no tienen autoridad financiera. Los usuarios con permisos de aprobación pueden editar una orden de compra directamente mientras se encuentra en estado colocado, sin revertirla. Para que un usuario sin permiso de aprobación pueda editar un pedido colocado, el aprobador debe pulsar el botón "Retroceder", que devolverá el pedido al estado pendiente. A continuación, cualquier gestor o administrador podrá editarlo. Una vez finalizada la edición, el aprobador tendrá que volver a realizar el pedido.

Del mismo modo, los pedidos sólo se pueden eliminar si su estado es pendiente. Para eliminar un pedido colocado, el aprobador debe primero devolverlo al estado pendiente. En ese momento, la opción de borrado estará disponible.

Editar la información de la cabecera

Los pedidos pueden editarse después de su creación yendo a la página de vista del pedido y pulsando "Editar pedido".

Si tiene permiso para editar el pedido (véase la sección sobre permisos de edición más adelante), este botón le devolverá a la página de adición de artículos del pedido, donde podrá editar cualquier artículo o ajuste. Si pulsa el botón de volver, volverá a la página de la cabecera, donde podrá editar las condiciones de pago y la forma de pago.

Algunos campos de la cabecera no se pueden editar si hay líneas en el pedido. Si necesita editar el destino, el proveedor o el código del pedido, tendrá que eliminar todas las líneas del pedido antes de realizar el cambio, o bien eliminar el pedido y crear uno nuevo.

Editar las posiciones de un pedido

Después de hacer clic en "editar pedido" y abrir la página de añadir artículos, puede ver las opciones de edición de una línea determinada haciendo clic en el menú de acciones situado en el extremo derecho. Si una línea aún no ha sido enviada o facturada (más adelante), verá tres opciones: Editar, Eliminar y Cancelar.

Si elige la opción de eliminar, recibirá una notificación preguntando si quiere eliminar la línea. Al pulsar "Sí", esa línea se eliminará del pedido para siempre.

Si desea eliminar una línea de una orden de compra, pero no quiere borrar los datos, puede elegir la opción de cancelar. Al elegir la opción de cancelar, la línea cambiará a color rojo y ocultará toda la información asociada, de modo que esta línea no aparecerá en la impresión o el resumen del pedido, y no estará disponible para enviar o facturar. Si desea anular la cancelación de una línea, puede hacer clic en el botón "anular" del menú de acciones. La línea se restablecerá tal y como estaba antes.

La tercera opción del menú de acciones es el botón de edición. Al hacer clic en él, aparecerá un modal con toda la información de esa línea de pedido.

En esta modalidad, puede cambiar la fuente del producto (incluyendo la creación de una nueva fuente de producto seleccionando la opción "crear nuevo" en el desplegable), la cantidad, la UM, el precio unitario, el destinatario, la fecha de envío cotizada o el código de presupuesto. El valor total de la línea se actualizará automáticamente si cambia el coste unitario o la cantidad. Observará que también hay un nuevo campo llamado "Fecha de envío esperada actual". Puede utilizar este campo para hacer un seguimiento de la diferencia entre las fechas de entrega cotizadas por un proveedor y cualquier información de envío actualizada que proporcione. De esta manera, los usuarios pueden ver la fecha de envío más precisa, pero la fecha de envío cotizada se conserva para su uso en las métricas del proveedor.

Una vez que haya actualizado los campos que necesita editar, pulse guardar. Esto actualizará la línea de la orden de compra, y podrá editar otra línea o salir de la orden de compra.

Editar los ajustes de un pedido

Para editar un ajuste de orden, vaya a la pestaña de añadir ajustes en la pantalla de edición de líneas. En el extremo derecho, verá un menú de acciones con las mismas opciones que el menú de acciones de los artículos: eliminar, editar y cancelar. Estas acciones funcionan igual para los ajustes del pedido que para los artículos del pedido. Puede cambiar cualquier aspecto del ajuste del pedido actualizando el campo en el modal de edición. Al guardar, sus cambios se guardarán y podrá realizar actualizaciones adicionales o editar el pedido.

¿Qué pasa si no veo algunas o todas las opciones descritas anteriormente?

Las opciones de edición disponibles estarán limitadas en función del punto en el que se encuentre la línea de compra en el proceso de envío y facturación. Las líneas que no tienen envíos o facturas asociadas no tienen restricciones de edición. Sin embargo, una vez que una línea está parcialmente enviada o parcialmente facturada, algunas opciones de edición están deshabilitadas para evitar que se introduzcan datos erróneos. Vea a continuación un desglose de los campos editables para los artículos en cada etapa del proceso:

Artículos o ajustes en un pedido pendiente: todas las opciones de edición descritas anteriormente están disponibles, y la edición no requiere permisos de aprobación
Artículos o ajustes en un pedido colocado sin envíos o facturas: todas las opciones de edición descritas anteriormente están disponibles, pero sólo para los usuarios con permiso de aprobación
Artículos o ajustes que han sido pagados por adelantado: todas las opciones de edición están disponibles para los aprobadores, pero el propio pedido no puede ser cancelado o eliminado si alguna línea ha sido pagada por adelantado.
Artículos en un envío - Los artículos con cualquier cantidad en un envío (incluso si está pendiente) no pueden ser eliminados o cancelados. Los campos de unidad de medida no se pueden editar, y la cantidad no se puede reducir por debajo de la cantidad en los envíos. Por ejemplo, si pido 10 balones de baloncesto, y se han enviado 4 balones, puedo aumentar la cantidad del pedido a 11, o bajarla a 4, pero no puedo bajarla a 3 porque eso significaría que pedí menos balones de los que envié. Los usuarios con permiso de aprobación pueden editar todos los demás campos.
Artículoso ajustes en una factura - Los artículos con cualquier cantidad en una factura (incluso si está pendiente) no pueden ser eliminados o cancelados. Al igual que los artículos enviados, el campo de la unidad de medida no puede editarse, y la cantidad no puede reducirse por debajo de la cantidad en los envíos o las facturas. La información sobre el precio unitario y el código de presupuesto tampoco puede editarse para evitar conflictos con la factura. Los usuarios con permiso de aprobación pueden editar todos los demás campos del artículo. Los ajustes que han sido facturados no pueden ser editados de ninguna manera.

Puede comprobar el estado de una línea de pedido de dos maneras:

Si se ha contabilizado el envío o la factura, entonces la cantidad aparecerá como enviada o facturada en la pestaña de estado del artículo de la página de vista del pedido. En la captura de pantalla que aparece a continuación, se muestra que estos artículos de este pedido han sido enviados, pero aún no se ha recibido ni facturado ninguna cantidad. Puede ver el estado de la factura de los ajustes en la pestaña de ajustes.

2. Si el envío o la factura aún están pendientes, las cantidades de la transacción pendiente no se mostrarán como enviadas o facturadas. Sin embargo, puede ver los envíos pendientes en la pestaña de envíos, y las facturas pendientes en la pestaña de facturas. Si alguno de los envíos pendientes se ha creado por error, puede hacer clic en el envío para eliminar elementos o eliminar el envío por completo. Las facturas pendientes también pueden ser modificadas o eliminadas, pero sólo por usuarios con permiso de facturación.

Editar los artículos de un pedido - a través de la importación

OpenBoxes permite editar ciertos campos de un pedido a través de la importación. Si está realizando ediciones masivas en los campos de precio unitario, código de presupuesto, código de origen, destinatario, fecha estimada de preparación o fecha real de preparación, utilice el método que se indica a continuación. Todos los demás campos deben ser editados uno por uno dentro de la UI.

Vaya a su pedido y haga clic en "Editar pedido".
Una vez en la página de edición de artículos, haga clic en "Exportar artículos"

Esto descargará un archivo de Excel con toda la información del pedido.

3. Actualice los campos que desea editar

Código de origen: introduzca el nuevo código correspondiente a la información de origen que desea añadir. No es necesario actualizar el código del proveedor, el fabricante, el nombre de la fuente o el código del fabricante. Todos ellos se extraerán del código de origen.
Destinatario - Ponga el nombre completo del destinatario en la celda. Debe coincidir exactamente con el registro de la persona en OpenBoxes para que la importación funcione
Fecha estimada de preparación - Sobrescribe el campo con una nueva fecha en formato de fecha corta (mm/dd/aaaa).
Fecha de preparación real: sobrescribe el campo con una nueva fecha en formato de fecha corta (mm/dd/aaaa).
Precio unitario - Sobrescribe el campo con el nuevo precio unitario.
Código presupuestario - Sobrescribir el campo con el nuevo código presupuestario.
Otros campos no pueden ser editados a través de la importación - cambiarlos hará que la importación falle

4. Corregir los desajustes de datos en la plantilla: esta importación es una nueva función y, lamentablemente, hay algunos problemas de formato que tendrá que resolver antes de que la importación funcione

Algunas de las cantidades en la exportación estarán en formato general mientras que otras estarán en formato numérico. Es necesario reformatear la columna como general antes de importar
Si el campo de código fuente está en blanco para cualquier línea, la exportación mostrará la palabra "null" en la columna de código fuente. Elimine los nulos en este campo antes de importar
Si OpenBoxes muestra un error indicando que el Código de Proveedor no puede ser modificado, cambie el campo al formato "Número". De este modo se mantendrán los decimales (por ejemplo: 33050.0 en lugar de 33050).

5. En OpenBoxes, pulse "importar plantilla", elija su archivo y pulse abrir

6. Debería recibir un mensaje de que los datos han sido actualizados. Si obtiene un error, vuelva a consultar las instrucciones anteriores. Es posible que haya olvidado reformatear una columna concreta.

7. Vaya a la página de visualización para comprobar su trabajo: debería ver los nuevos valores en la pestaña de detalles del artículo