Crear una factura de compra

Para crear una factura, debe estar en una ubicación que tenga habilitada la funcionalidad de compras, ya que todas las facturas se basan en órdenes de compra. Si no puede ver el menú de compras, pida a su administrador que habilite las compras en su ubicación.

Sólo los usuarios con el permiso "Usuario de facturación" pueden acceder al menú de facturación o crear facturas. Si no ves el menú de facturación, pide a tu administrador que actualice tus permisos.

Crear una factura

Ir a Facturación>Crear factura

Esto le llevará a la página de la cabecera de la factura:

Rellene los campos siguiendo las siguientes instrucciones:

1. Número de factura: Este campo generará automáticamente un número de factura único
2. Proveedor (obligatorio): Seleccione el proveedor en el menú desplegable. Si no ve el proveedor como una opción, necesitará que su administrador añada el proveedor en el sistema primero.
3. Número de factura del proveedor (obligatorio): Introduzca el número de factura que figura en la factura del proveedor. Esto le permitirá hacer coincidir el pago con la factura que le proporcionaron.
4. Fecha de la factura (obligatoria): Introduzca la fecha de la factura impresa en la factura del proveedor
5. Moneda (Obligatorio): Introduzca la moneda de la factura. Si la moneda que necesita no está disponible, su administrador puede añadirla siguiendo estas instrucciones.

Al pulsar siguiente se creará la factura.

Añadir elementos a una factura

La siguiente página le permite añadir líneas de artículos y no artículos a una factura. Tenga en cuenta que las líneas de artículos sólo estarán disponibles para añadirlas a una facturadespués de que se hayanenviado. Esto evita que los usuarios paguen por artículos que el proveedor no ha entregado realmente. Si desea pagar por adelantado un pedido antes de que se envíe, siga las instrucciones en Crear una factura de pago anticipado. Las líneas que no son de artículos pueden facturarse en cualquier momento.

Para añadir elementos a la factura, haga clic en el botón "Añadir líneas" en la parte superior de la página:

Esto abrirá un modal que muestra cada línea de compra disponible para facturar para el proveedor y la moneda que seleccionó en el encabezado:

En esta página, seleccione las líneas disponibles que desea añadir a la factura. Para añadir una línea completa a la factura, haga clic en la casilla del extremo izquierdo. Para añadir una cantidad parcial, introduzca la cantidad en el campo "Cantidad a facturar".

En la mayoría de los casos, una factura reflejará una orden de compra o lista de empaque completa. Para seleccionar todos los artículos de una orden de compra en particular, elija el número de orden de compra en el filtro "Seleccionar órdenes" que se encuentra arriba de la tabla. Esto filtrará la página para mostrar sólo esa orden de compra. Haga clic en la casilla de verificación situada justo encima de la tabla para seleccionar todas las líneas de la orden de compra a la vez y, a continuación, pulse "Añadir elementos de la factura" para confirmar. Para facturar el contenido de un envío específico, busque el número de envío de OpenBoxes en el filtro "Seleccionar envíos". La página se filtrará para mostrar sólo ese envío, y podrá seguir los mismos pasos descritos anteriormente para añadir todo el envío a la factura.

Al pulsar "Añadir elementos de la factura" volverá a la página principal con los elementos seleccionados añadidos:

En este punto, si nota un error, puede editar las líneas. El botón de borrado situado en el extremo derecho eliminará un artículo de la factura. Para ajustar la cantidad en la factura, cambie el número en el campo "Cantidad". Para añadir un nuevo artículo, vuelva a abrir el modal de añadir líneas.

Si observa un problema con el precio unitario, la cantidad disponible, el código de presupuesto o el código GL, deberá corregirlo en la orden de compra antes de seguir adelante. Elimine la línea con el error de la factura y vuelva a la orden de compra de la que procede la línea. Vaya a las instrucciones para la edición de órdenes de compra y lea la sección "Editar o revertir una orden de compra" para obtener orientación sobre cómo hacerlo. Una vez corregida la línea de pedido, vuelva a su factura. La línea de pedido corregida aparecerá en el modal de añadir artículos para que pueda añadirla a la factura.

Una vez que su página coincida exactamente con la factura proporcionada por el proveedor, pulse siguiente.

Esto le llevará a la página final, que resume todos los datos que ha introducido:

En esta página, también tiene la opción de ver los documentos cargados en los pedidos relacionados pulsando el botón de descarga. Si necesita hacer alguna modificación, pulse atrás para volver a las páginas anteriores. Si la factura está lista para ser pagada, pulse "Publicar factura" para finalizarla.

Al contabilizar, se le redirigirá a la página de visualización de la factura, donde podrá ver la factura final. Las cantidades de la factura se marcarán como facturadas en el pedido, y no estarán disponibles para facturar de nuevo. La página de vista del pedido se actualizará para mostrar la nueva cantidad facturada.