Configurar organizaciones y ubicaciones

Organizations VS Locations

Organization and Locations are key building blocks in OpenBoxes. They are a part of a set of objects called parties, which represent people, locations, and groups that interact with the software. Read the parties intro for more details on each party type.

So, what are organizations and locations, and how do they relate to one another?

• Organizations: Organizations are companies, governments, or other entities that interact directly or indirectly with OpenBoxes. The organization represents the financial entity, and is associated with one or more locations, which represent a physical office or warehouse.

  Understanding organizations is essential to using the Purchase Order feature, because organizations define the financial entities that are referenced in purchasing and invoicing.

  
  
• Locations: Locations represent physical spaces where goods are shipped, received, or stored. All transactions within OpenBoxes must be associated with a location. Some locations have the ability to manage inventory, which allows users to log in, view inventory, and make transactions. Other locations can be referenced as origins or destinations, but cannot track inventory. There are multiple levels of locations; within a depot location, there are also locations representing individual bins or zones.

So locations represent physical places where inventory is shipped, received, and stored. Organizations represent the company or entity that owns that location.

All depot and supplier locations must be associated with an organization.

Por qué es importante

Quizá se pregunte: ¿por qué tener dos objetos separados para la ubicación física y la entidad financiera? ¿Es realmente importante? La respuesta es que sí importa si utiliza la función de compras o cualquiera de las otras funciones financieras de OpenBoxes. Para poder realizar cualquier transacción financiera utilizando OpenBoxes, necesita tener una indicación clara de quién puede pagar qué y dónde. Puede ver información más detallada sobre el por qué a continuación y en la página de configuración de la OC.

Si no está utilizando el sistema de compras en OpenBoxes, la distinción entre la ubicación de la organización es más teórica. En ese caso, es bastante fácil crear una organización y asignarle todas las ubicaciones. OpenBoxes también creará automáticamente organizaciones para las ubicaciones de los proveedores, lo que facilita la creación de ubicaciones para los usuarios que no se preocupan por los aspectos financieros del software.

Posibles configuraciones de ubicación y organización

Veamos algunos ejemplos que le ayudarán a conceptualizar la relación entre un lugar y una organización.

Ejemplo 1: La organización y la ubicación son 1:1

Para este ejemplo, imagine que tiene un proveedor con el que su organización trabaja regularmente llamado "ABC Medical Supplies". Los suministros médicos ABC siempre se envían desde la misma ubicación, que es la misma que su oficina principal y la dirección de facturación. En este caso, su registro de organización y ubicación podría tener el siguiente aspecto:

Este escenario es a menudo el caso de los proveedores, por lo que cuando los usuarios crean un proveedor, hay una opción para dejar el proveedor en blanco y OB creará automáticamente una organización de proveedores correspondiente.

Ejemplo 2: Todas las sedes pertenecen a la misma organización

En este ejemplo, una organización llamada Bring Health ha desplegado OpenBoxes para su uso totalmente interno. No hay proveedores externos y nunca se envían existencias fuera de la empresa. En este caso, su relación podría ser la siguiente:

Ejemplo 3: Todos los depósitos pertenecen a la misma organización, con proveedores externos

Digamos que la organización mencionada, Bring Health, quiere empezar a capturar órdenes de compra y envíos a y desde proveedores externos. En lugar de que un departamento interno sea el proveedor, añadirán organizaciones externas a su instancia:

En este caso, Bring Health puede ahora crear órdenes de compra a un proveedor externo, digamos Medical Supplies Express. Pueden seleccionar el almacén concreto desde el que Medical Supplies Express realizará la entrega y el almacén específico dentro de Bring Health al que se entregarán los suministros. Todos los flujos de trabajo relacionados con los suministros físicos harán referencia a la ubicación y a la dirección asociada a ella. Mientras tanto, todos los flujos de trabajo relacionados con la compra y la facturación harán referencia al registro de la organización y a la dirección de facturación asociada.

Ej. 4: Red de Organizaciones o Empresa con Filiales

Otra forma de utilizar las organizaciones es separar las filiales de una misma empresa. Tomemos como ejemplo uno de los usuarios de OpenBoxes, Partners in Health. Partners in Health es una organización mundial sin ánimo de lucro con sede en Estados Unidos y con oficinas en varios países. Cada oficina de país tiene sus propios departamentos de compras y finanzas que pueden emitir sus propios pedidos y pagos. Su mapa de organización tiene el siguiente aspecto:

Este acuerdo permite a PIH Boston, PIH Sierra Leona y PIH Haití emitir cada una sus propias órdenes de compra con sus propias secuencias de numeración, y manejar su propia facturación. Por defecto, cada oficina de país sólo puede comprar bienes para ser entregados en lugares dentro de su organización. Sin embargo, PIH Boston ha habilitado la función de compra centralizada, que le permite actuar como oficina central y comprar para toda la red global. Vea más sobre la compra centralizada en la configuración de pedidos.