Ajustes de inventario y recuentos de existencias

There are two ways to edit your inventory after a physical count - Adjust Inventory and Record Stock. Adjust inventory is designed to be used on a single lot number, usually in cases where the user just happened to notice that the quantity in OB was incorrect. Using adjustment inventory adds or subtracts from he current inventory for that lot. The adjust inventory feature needs to be turned on for locations.

Registrar existencias está diseñado para sobrescribir todo el inventario del producto con el nuevo inventario que introduzca. Utilice esta función cuando realice un recuento físico regular del producto. También es posible registrar un recuento físico para múltiples artículos a través de una importación de inventario - ver Importar Inventario para instrucciones detalladas.

Ajustar el inventario

Para ajustar el inventario de un número de lote concreto, haga clic en la zanahoria situada junto a esa línea en la pestaña de existencias actuales. Verá varias opciones de acciones relacionadas con ese lote. Elija "Ajustar el stock".

Esto abrirá un modal que le permitirá cambiar la cantidad en stock de esta línea de inventario

Cambie la cantidad disponible por la cantidad real en stock. Deberá seleccionar un código de motivo para explicar la razón del cambio. En el ejemplo anterior, he elegido el código de razón "falta" porque no pude encontrar el stock. También he añadido un comentario opcional que será visible en el historial de existencias.

Pulse Guardar para registrar el cambio. Verás que tu inventario se ha actualizado, y la transacción también aparece en tu historial de existencias:

You can see above that I had 1,000 in stock, then I adjusted lot 20220221 down by 500 units, and now I have 500 in inventory.

Positive and negative adjustment made to an inventory can be distinguished by the different icons. Red for negative adjustments, and Green for positive adjustment.

Record Stock

Para sobrescribir todo el inventario de un producto, haga clic en el botón "Registrar existencias".

Esto hará que aparezca un modal en el que puede cambiar su inventario. Para ajustar el inventario actual, cambie la "Nueva Cantidad" al número deseado para la línea de lote/fecha de caducidad con la que está trabajando. También puede hacer clic en "Añadir nueva partida" para añadir otro número de lote/serie, fecha de caducidad y cantidad.

Hay un campo de comentarios para todo el recuento de existencias, y también para la línea individual. Utilice el comentario principal para registrar el motivo del recuento de existencias, y los comentarios de línea para registrar cualquier cosa especial sobre una línea concreta. Consulte la captura de pantalla anterior para ver un ejemplo.

Una vez que haya registrado su nuevo inventario, recuerde hacer clic en "Guardar" para conservar los cambios. Verá el nuevo inventario en su pestaña "en stock", y también podrá ver la transacción en su historial de existencias:

Tenga en cuenta que no hay ningún problema en registrar las existencias y no cambiar el inventario. Si usted cuenta físicamente el stock, debe hacer un registro de stock en OpenBoxes, incluso si no hay ningún cambio. De este modo, tendrá un registro en el historial de existencias de que ha realizado el recuento.

Editar un número de lote o una fecha de caducidad

Los escenarios anteriores muestran cómo editar el inventario de un número de lote concreto, pero ¿qué ocurre si se necesita editar el propio lote? Hay dos circunstancias en las que un usuario puede querer editar un número de lote:

1. Hay una errata en el número de lote por un error de introducción de datos anterior: por ejemplo, el número de lote en el OB es BP123, pero el número de lote en el envase es BPI23
2. La fecha de caducidad del número de lote es incorrecta: por ejemplo, el producto tenía una fecha escrita al estilo americano como 8/1/2023 (1 de agosto de 2023) que se leyó al estilo europeo y se introdujo como 8 de enero de 2023.

Tenga en cuenta que darse cuenta de que ha introducido existencias con un número de lote incorrecto NO es una situación que deba corregirse editando un lote. Digamos, por ejemplo, que OpenBoxes muestra 50 unidades del lote 12345 en la ubicación x. Usted comprueba y se da cuenta de que en realidad es el lote 56789 en la ubicación x. NO cambie el número de lote 12345 por el 56789. ¿Por qué no? El cambio de un número de lote afecta a todas las existencias bajo ese número de lote en todo el sistema. Al cambiar el número de lote 12345 por 56789, no sólo está cambiando el número de lote de los artículos de la ubicación x, sino todos los artículos con el lote 12345, en otras ubicaciones o incluso en otros almacenes. Por eso en OpenBoxes sólo los administradores pueden cambiar los números de lote. En resumen, si quiere cambiar la cantidad de un determinado número de lote que tiene en stock, utilice ajustar stock o registrar stock. Si quiere corregir una errata en el número de lote o en la fecha de caducidad, utilice el método siguiente.

1. Elija el número de lote que desea editar. Si el número de lote está en stock, vaya a la pestaña de "en stock". Si no es así, desplácese hacia abajo para ver cómo encontrar los números de lote fuera de stock.
2. Pulse la zanahoria a la izquierda del número de lote y seleccione editar elemento

Esto abrirá un modal donde podrá ver y editar el lote y la fecha de caducidad. Si sólo ve la fecha de caducidad como editable y no el número de lote, significa que no tiene permisos de administrador. Puede editar la fecha de caducidad, pero para actualizar el lote tendrá que ponerse en contacto con su administrador local.

3. Cambie el número de lote y la fecha de caducidad dentro del modal según sea necesario. Puede añadir un comentario para explicar por qué ha realizado el cambio, pero no es obligatorio.

4. Presione "Guardar".

5. En la pestaña de existencias, ahora verá el número de lote actualizado y la fecha de caducidad

Si el lote que quiere actualizar no está en stock, todavía puede verlo yendo a la página de gestión de números de lote. Haga clic en gestionar lotes en la tarjeta electrónica de existencias:

Esto le mostrará una página con todos los números de lote que se han introducido para este producto. Elija su número de lote y utilice los mismos pasos indicados anteriormente para editar y guardar los cambios.