Create and Manage users
In order for a member of your team to access OpenBoxes, an administrator must create a user profile for them and assign them user permissions. Before we get to user creation, see this document for a brief overview of user permissions.
Crear un nuevo usuario
Before you create a new user, check if a person record already exists for them. You can convert a Person to User to not create duplicate records. See this article on how you can check for person records.
Once you have confirmed that the person record does not exist for them, you can continue with the below steps to create a user profile for them.
- To create a new user, hover over the Configuration tab and click “User.”
This will bring you to the user list page.
- On the user list page, click "Create user." This will lead to a screen where you can enter in key information about the user.
- Username: Create a username that will be easy for the user to remember. A common approach is to take the first letter of the user’s first name and their last name to create their username.
First Name: Type in first name.
En este ejemplo, Sally.
Last Name: Type in last name.
En este ejemplo, Smith.
Password: Enter a secure password.
Se recomienda que el usuario cambie su contraseña una vez que se haya conectado con éxito.
- Email: Type in the user’s preferred email.
- Idioma: Seleccione la preferencia de idioma. Esto cambiará toda la interfaz de OB en el idioma preferido donde las traducciones están disponibles.
Click on "Save" and OB will bring you to the Edit User authorization screen. In the User Details tab, check the Active box. Then only, the user will be able to log in using their credentials.
Mark user as active in User Details tab.
- You will also need to give the user permissions in the system. Note: If you create a user but do not add permissions, the user will not be able to access Openboxes!!
You can select a Default location. Pick the location the user works in the most. If you want the user to be automatically logged into that location upon opening OpenBoxes, click the auto-login location button.
Select Default Roles.
Every user must have a default role. The default role is the minimum role a user should have at every single location in OB. Don't worry about permission at specific locations. Instead, think about the permissions you want this user to have for the location they use the least in OpenBoxes. If you don't want this user to even see that location, set their default as No Access. If you want to them see it, set their default as browser. If you want them to be able to create transactions in all locations, set their default as manager, and so on. Scroll down for some examples.
Choose Location-specific permissions
Debajo de la ubicación por defecto hay un cuadro llamado "roles de ubicación". Verás que en ese cuadro puedes asignar un rol para el usuario para cada ubicación en Openboxes. Este es el aspecto más importante de la creación de un usuario. Debe decidir, para cada ubicación, cómo se le permitirá a la persona interactuar con ella. Cualquier ubicación que se deje como predeterminada se establecerá como el rol predeterminado descrito anteriormente.
The important thing here is to think "do I need to upgrade the users permission for this location?" If no, just leave it as is. If yes, refer to the table in the Intro to User Permissions document determine the proper permission level.
Role Assignment Examples
Ex1: I want my user to be able to see all depots in the system, but only to be able to create transactions in the warehouse where they work.
- Establecer el permiso por defecto como navegador. Añadir el gestor como un permiso específico de la ubicación
Ej2: Quiero que mi usuario pueda crear transacciones en el depósito donde trabaja, e incluso que pueda crear productos y usuarios. Pero no quiero que puedan ver los depósitos de otras instalaciones.
- Establecer el permiso por defecto como sin acceso. Añadir el administrador como un permiso específico de la ubicación
Ej3: Quiero que mi usuario pueda ver todas las ubicaciones del sistema, pero no hacer ningún cambio
- Establezca el permiso por defecto como navegador y no añada permisos específicos de ubicación
Ej4: Quiero que mi usuario pueda hacer cualquier cosa, en cualquier lugar del sistema
- Establezca el permiso por defecto como superusuario, no establezca los permisos específicos de la ubicación
Después de elegir tu rol por defecto, no olvides añadir permisos especiales.
Usuario financiero - Añada este rol en el espacio por defecto para cualquier usuario que quiera poder ver el coste unitario de los artículos en el sistema. Los usuarios sin estos permisos verán todos los costes borrados.
Approver - Add this role for any user that will have permission to place or rollback POs.
Una vez que haya terminado de editar los permisos, pulse guardar. Ya ha creado un usuario.
Editing User Profiles
Go to the user list by clicking Configuration > Users.
Configuration Menu - On the user list, click on the username of the user you would like to edit. This will bring you to the edit user page:
User Details Tab
On the first tab, pictured above, you can edit any field: Email Address, Username, User First and Last name, Language (locale—options are English, French, or Spanish) and have the account set to active or inactive.
Change Password Tab
On the "change password" tab, you can change the user's password.
Authorization Tab
En la tercera pestaña, puede cambiar los permisos del usuario (consulte las instrucciones para crear un nuevo usuario para ver una guía paso a paso de los permisos).
