Conceptos básicos de configuración de productos

Los productos son uno de los objetos más importantes en OpenBoxes. Un registro de producto describe un artículo físico específico para su seguimiento en el inventario, los envíos y las órdenes de compra. Los productos se identifican principalmente por un nombre y un código único. El código del producto, llamado SKU en algunos sistemas, funciona como el principal identificador del producto dentro de todas las áreas del sistema. El nombre del producto indica al usuario de qué producto se trata. Estos son algunos ejemplos de posibles nombres y códigos de productos en OpenBoxes:

De esta lista se desprende que hay muchas formas diferentes de definir y codificar un producto en OpenBoxes. Una organización puede optar por definir todos los guantes de examen como el mismo producto. Esto facilita el seguimiento y la elaboración de informes sobre los guantes de examen como grupo, pero se perderá la información sobre la talla o el material de los guantes. Otra organización puede optar por definir un producto como un número de modelo concreto de un fabricante. En este caso, es probable que tengan muchos productos diferentes para la misma talla y el mismo material de los guantes de examen, pero podrán seguir todos los guantes por código de fabricante. Más adelante hablaremos con más detalle de las posibles configuraciones de los productos. Por el momento, una cosa clave que hay que recordar es que los usuarios deberían ser capaces de saber cuál es su producto basándose únicamente en el nombre. Mientras que los productos contienen una gran cantidad de información, incluyendo el número de modelo o el código del fabricante, la categoría, el NDC, y otros, esa información no es visible en cada pantalla en cada flujo de trabajo en el sistema. El nombre del producto siempre está visible, por lo que los usuarios deberían ser capaces de entender las características clave del producto sólo por el nombre.

Campos en el producto:

Activo: Marque la casilla para que el producto sea visible y se pueda buscar

Tipo de producto: Por defecto, a menos que la organización esté utilizando una configuración especial del producto. Ver aquí

Código: ID único autogenerado por OpenBoxes. Se puede configurar para diferentes formatos

Nombre: Una descripción del producto que define lo que es para los usuarios

Categoría: Seleccione una categoría del árbol de categorías definido

Cuenta GL: Esto será visible si la contabilidad está habilitada en su instancia. Seleccione de la lista desplegable.

Unidad de medida: La unidad en la que se realiza el seguimiento del inventario. Este es un campo de texto libre

Coste: El coste del producto. Esto puede ser auto-actualizado por las órdenes de compra en función de cómo su administrador ha configurado sus ajustes

Descripción del producto: Descripción adicional del producto de hasta 250 caracteres

Etiquetas: Añade cualquier etiqueta relevante. Vea más sobre las etiquetas aquí

Clasificación ABC: Introduzca aquí la letra de clasificación ABC del producto. Texto libre.

Requisitos de manipulación: Compruebe los requisitos de manipulación del producto. El producto mostrará el icono de manipulación asociado a ese requisito

Control de inventario: Marque el control de lote y caducidad si desea que OpenBoxes requiera lote y caducidad para este producto

Marca: Introduzca la marca si el producto es específico de la marca. Si no, déjelo en blanco.

Fabricante: Introduzca el fabricante si el producto es específico del fabricante. Si no, déjelo en blanco.

Código del fabricante: Es el número de sku que el fabricante utiliza para el producto. Introdúzcalo si el producto es específico del fabricante. Si no, déjelo en blanco.

Nombre del fabricante: Es el nombre que el fabricante utiliza para el producto. Introdúzcalo si el producto es específico del fabricante. Si no, déjelo en blanco.

Número de modelo: Introduzca el número de modelo si el producto debe ser un número de modelo específico. Si no, déjelo en blanco.

Proveedor: Introduzca el proveedor si el producto es específico del proveedor. Si no, déjelo en blanco.

Código del vendedor: Este es el número de sku que el proveedor utiliza para el producto. Introdúzcalo si el producto es específico del proveedor. Si no, déjelo en blanco.

Nombre del proveedor: Es el nombre que el proveedor utiliza para el producto. Introdúzcalo si el producto es específico del proveedor. Si no, déjelo en blanco.

UPC: Introduzca el Código Universal de Producto si lo conoce

NDC: Introduzca el Código Nacional del Medicamento si lo conoce

Agrupación y clasificación de productos

Hay varias formas de clasificar los productos de OpenBoxes en grupos o categorías.

Categoría

La categoría es un campo obligatorio para todos los productos, y funciona como el principal método de organización de los productos. OpenBoxes permite a los administradores definir su propio árbol de categorías, o importar categorías del UNSPSC. Cada producto debe ser asignado a una categoría dentro del árbol de categorías.

Formulario/Catálogo

El catálogo, también llamado formulario, es un sistema opcional de agrupación de productos. Esta función permite a los usuarios crear un catálogo que enumera todos los productos para un determinado lugar o servicio. Los productos pueden formar parte de varios catálogos diferentes. Los catálogos también pueden estar codificados por colores, de modo que los productos de esos catálogos aparecen en el color designado dentro de la UI.

Etiqueta

Las etiquetas son muy similares a los catálogos, excepto que están diseñadas para ser ligeramente más informales. Los catálogos deben crearse en el menú de catálogos, mientras que las etiquetas pueden crearse simplemente escribiendo en el campo de la etiqueta de un producto. Las etiquetas no se pueden codificar por colores.

Producto genérico

El producto genérico es una agrupación por encima del producto diseñada para agrupar productos similares con fines de información. Por ejemplo, si su instancia de OpenBoxes tiene un producto específico para cada tamaño y especificación de guante de examen, pero quiere poder informar sobre todos los guantes de examen a la vez, puede crear un producto genérico llamado "guante de examen" y asignar todos los productos de guantes de examen a ese genérico. A continuación, puede ejecutar determinados informes por producto genérico para ver la información de todos los productos de guantes de examen a la vez.

Sustituciones

Las sustituciones no son exactamente una forma de agrupar productos, sino que permiten al usuario indicar que un producto es un sustituto de otro. Las sustituciones están integradas en el proceso de picking y de cumplimiento de pedidos, y como tal son una herramienta muy potente para la gestión de la distribución. Los productos pueden tener múltiples sustituciones, y las sustituciones pueden ser uni o bidireccionales.

A menudo, las organizaciones utilizan las categorías, las etiquetas, los catálogos, los productos genéricos y las sustituciones de forma combinada para agrupar los productos de distintas maneras. Por ejemplo, las gotas oftálmicas de ofloxacina pueden tener una categoría "Antibiótico", un catálogo "Hospital de Distrito" y etiquetas "oftalmología" y "atención primaria". En conjunto, estas agrupaciones muestran que la ofloxacina es un antibiótico necesario para dos servicios: oftalmología y atención primaria, a nivel de hospital de distrito. Los colirios de ofloxacina están asociados a un producto genérico "Ofloxacina", por lo que los clínicos pueden ver los datos de todas las formulaciones de ofloxacina en el sistema. También tiene vinculado un sustituto del colirio de ciprofloxacina, lo que indica que si se agota, se puede utilizar el colirio de cipro para el mismo fin.

Posibles configuraciones del producto

Definir el producto por el código del fabricante:

Esta es la configuración preferida por la mayoría de las organizaciones que venden productos. Un producto se define como una combinación específica de código de fabricante (o potencialmente una combinación de proveedor/fabricante/código). La ventaja de este sistema es que es extremadamente específico. Hace un seguimiento del producto exacto comprado al fabricante, a través del inventario, hasta la venta. Es perfecto para las empresas que necesitan hacer un seguimiento de lo que se ha vendido y lo que se ha comprado, por marca. Los datos podrían ser algo así:

Como se puede ver en los datos, este método tiene algunas desventajas para las organizaciones que realmente prestan asistencia. Mientras que para un distribuidor médico, los tres productos de amoxicilina 250 mg son fundamentalmente diferentes, para un clínico o un administrador de hospital son funcionalmente iguales. Si bien es posible hacer que esta estructura de productos funcione para la prestación de asistencia utilizando sustituciones y productos genéricos, las organizaciones de prestación de servicios pueden querer considerar una estructura más genérica

Definir el producto por sus características relevantes:

En este conjunto de datos, la información del proveedor y del fabricante es irrelevante. Todos los comprimidos de amoxicilina de 250 mg se incluyen en el mismo producto, independientemente del tamaño del envase o del fabricante. En el caso de los guantes de examen, hay un conjunto definido de características que figuran en el nombre y que determinan el producto. Todos los guantes pequeños de látex con polvo son CD167, incluso si algunos guantes tienen el puño extendido o con cuentas, pero un guante sin polvo es un producto diferente.Aunque este método tiene la ventaja de centrarse en el atributo de un producto que le importa al usuario final, también tiene algunos inconvenientes importantes. El más obvio es que no permite saber de qué proveedor o fabricante procede una determinada cantidad de producto. Esta información se puede rastrear a través de la función de origen delproducto, y los retiros

puede gestionarse mediante el seguimiento de los lotes, por lo que muchas organizaciones que no son vendedoras descubren que no necesitan el detalle adicional. El inconveniente más importante de este método es el nivel de juicio y experiencia que requieren los usuarios y administradores. Definir los productos por características relevantes significa que debe haber un grupo de administradores responsables de definir qué características son relevantes para cada grupo de productos. En el caso de algunos productos, esto puede ser bastante complejo. Este sistema también requiere que los compradores conozcan a fondo las características de los productos que compran, o que los expertos en la materia participen intensamente en la documentación de las opciones de compra que cumplen las especificaciones.

Método combinado

En el ejemplo anterior, la amoxicilina y los guantes de examen siguen estando definidos por sus características genéricas. Sin embargo, los equipos médicos y las piezas de automóvil se definen por el código del fabricante. Por el nombre del TG407 y del BF305 se puede ver que ambos productos son sistemas de reanimación infantil. Sin embargo, los sistemas de reanimación infantil tienen una amplia gama de especificaciones, y no sería realista enumerarlas todas. Por lo tanto, los diferentes modelos se rastrean como productos separados, aunque el nombre reconoce que cumplen la misma función básica. En el caso de las piezas de vehículos, cada pieza se designa con un código de fabricante único, y las piezas nunca son intercambiables entre sí. Por lo tanto, las piezas de los vehículos se rastrean por código, con alguna información en el nombre para proporcionar contexto al usuario.

Este método tiene el mismo requisito de administradores con conocimientos que el método de las características, pero elimina una gran carga administrativa si hay categorías claramente definidas que siempre deben ser rastreadas por código de fabricante. También es el más flexible y el más deseable para los usuarios finales de un sistema, ya que los productos se rastrean siempre en función de la información que necesitan para su trabajo.

Otros métodos:

Aunque los métodos mencionados anteriormente son los más utilizados en los sistemas LMIS y son los recomendados para OpenBoxes, la estructura flexible del producto puede dar cabida a una amplia gama de configuraciones posibles. Si su organización tiene otro método en mente, lo mejor es hacer un simulacro de datos de demostración y probarlo.