Configurar grupos de localización
Como se indica en el nombre, los grupos de ubicaciones son una forma de agrupar ubicaciones en OpenBoxes. Aunque las ubicaciones en OpenBoxes ya están agrupadas en Organizaciones, la relación entre ubicaciones y organizaciones está ligada a una funcionalidad específica y no puede personalizarse fácilmente para cada cliente. Los grupos de ubicaciones son un método de agrupación más flexible, aunque suelen utilizarse para representar una zona geográfica concreta.
¿Qué hacen los grupos de localización?
En OpenBoxes hay diferentes características y vistas vinculadas a los grupos de localización:
Agrupación visual en el selector de ubicaciones: En la pantalla del selector de ubicaciones, las ubicaciones están organizadas por organización, con una entrada de navegación a la izquierda para cada organización. En la parte derecha de la pantalla, las localizaciones aparecen con un recuadro alrededor que indica el grupo de localizaciones. En el ejemplo siguiente, la organización es PIH Boston, y dentro de esa organización hay varias localizaciones que pertenecen al grupo de localizaciones BHI: Beverly.
Esto ayuda a los usuarios a encontrar la ubicación que buscan en un caso en el que hay un gran número de ubicaciones.
Limitación de las opciones en los envíos de entrada y salida: Digamos que está implementando OpenBoxes para una red global con muchos cientos de ubicaciones. Es posible que no quiera que los usuarios vean todas esas 500 ubicaciones como disponibles para realizar envíos; especialmente si están en una región totalmente diferente. En este caso, puede utilizar grupos de ubicaciones para limitar lo que ven los usuarios:
- Envíos de salida: Al crear un envío, los usuarios sólo pueden ver y seleccionar los depósitos/dispensarios/farmacias de destino dentro de su grupo de ubicaciones. Cualquier depósito puede enviar a cualquier otro depósito, por lo que es posible realizar envíos entre grupos de ubicación. Pero un depósito dentro de un grupo de ubicación no verá los pabellones dentro de otro grupo de ubicación como destinos disponibles.
- Envíos entrantes: Los envíos entrantes pueden provenir de depósitos en cualquier grupo de ubicaciones, y de proveedores dentro del grupo de ubicaciones, o sin grupo de ubicaciones. Sin embargo, los proveedores de un grupo de ubicaciones diferente no estarán disponibles para realizar envíos a su ubicación. Para que un proveedor esté disponible para todas las localidades, simplemente déjelo sin grupo de localidades.
Quizá piense: ¡espera, quiero que todas mis ubicaciones puedan ver y enviar a todas mis otras ubicaciones! En ese caso, los grupos de ubicaciones no son para ti. Puedes dejar todas tus ubicaciones sin grupo de ubicaciones y todo funcionará bien.
Posibles configuraciones de los grupos de localización
Ej. 1: Un grupo de localización por instalación
En este ejemplo, cada hospital es un grupo de ubicaciones, y cada departamento dentro del hospital es una sala. La farmacia principal de cada hospital es un depósito, por lo que las farmacias de los hospitales pueden enviarse existencias unas a otras. Pero un administrador del Hospital de Distrito de Mwanza no puede ver la sala de hombres del Hospital Central de Mwanza.
Ej. 2: Un grupo de localización por región o distrito
En este ejemplo, los dos hospitales de Mwanza, y todas las clínicas locales, están en un grupo de localización. El hospital de distrito y el hospital central pueden enviarse mutuamente, y también a todas las clínicas, que no son depósitos dentro del sistema. También pueden enviar a los pabellones de los demás, por lo que este método funciona mejor si no se hace un seguimiento de la distribución a varios pabellones por hospital. En el ejemplo siguiente, todas las salidas de cada hospital se agrupan en una ubicación de pabellones.
Ej. 3: Un grupo de ubicaciones por región con modelo de almacén regional e instalaciones como pabellones
En este modelo, cada distrito tiene un almacén que sirve a todas las instalaciones de ese distrito. Los almacenes de distrito son depósitos, y pueden enviar a los demás y al almacén central a nivel nacional. Sólo pueden enviar a las instalaciones de su región, y esas instalaciones no hacen un seguimiento del inventario en OB. Un modelo alternativo es hacer que todas las instalaciones sean depósitos para que puedan hacer un seguimiento de las existencias en OB, y luego tener uno o dos pabellones por instalación a los que enviar sus existencias.
Como puede ver, hay muchas formas diferentes de configurar el mismo conjunto de ubicaciones. Lo más importante es llegar a una configuración que permita a los depósitos tener acceso a todas las ubicaciones de destino que sirven, evitando al mismo tiempo que vean un gran número de ubicaciones irrelevantes.